各部门：

根据安排，2024年3月18日至5月31日，档案馆将集中接收各部门2023年度档案材料（学籍材料除外），具体通知如下：

一、归档范围

1.2023年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的各类材料。具体归档范围请参照《中原工学院综合档案实体分类方案》（中工政〔2017〕22号）和档案馆发送的《**部门2023年度归档范围一览表》。

2.2023年度学校在重大活动、重要事件、重要会议中形成的各类材料。如：2023年工作部署会、全面从严治党工作会议、双代会、学代会（团代会、研代会）；学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育、筹建河南电子科技大学、航空港校区建设、学科学院重塑等材料。

3.部门年度大事记。

二、归档要求

1.归档工作是一项重要基础性工作，希望各部门强化领导和兼职档案员职责，确保档案材料“应归尽归”。任何部门和个人不得将学校资源据为己有。

2.应归档的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，其他相关部门协助。

3.归档的文件材料纸质载体请参照《中原工学院归档文件材料载体使用要求及书写规范》（党政办〔2017〕13号）。   

4.文件类的归档材料实行以“件”为单位归档：（1）校内发文要有红头文件正文（有附件的含附件）、发文处理签、底稿。（2）向上级请示类的文件如已批复，须提供相关批复文件；如无批复，归档时请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的，要将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

5.教学（红头文件除外）、科研、基建、出版、财会（红头文件除外）、设备及其科技开发等材料，以“卷”为单位整理归档。

6.归档的文件材料包括纸质材料和相应的照片、声像、实物、光盘等电子档案。电子档案要标明与纸质档案一致的标题及时间。

三、档案的移交

1.具体归档时间

（1）2024年5月31日前，各管理与教辅部门移交本部门2023年文件材料。（2）2024年10月31日前，各学院移交2024届应届毕业生成绩单（含二课成绩）、学籍表、学位授予证明及毕业生合影照片。（3）2024年11月30日前学生处、研究生处移交2024届毕业生登记表、2024级新生登记表及2023-2024学年鉴定表。保卫处移交2024级新生军训考核表。

2.归档指导、验收

档案馆提供归档业务指导。如有需要，请联系综合档案科韩老师、李老师，联系电话：0371-62506939。

移交档案时，交接双方须当面检查，按文件归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门再次整理，直至验收合格后方可办理移交手续。

3.移交手续

归档部门移交档案材料时填写档案移交清单，一式两份,交接双方签字后各留一份备查。

                                   档案馆

2024年3月12日