各部门：

根据安排，2025年3月24日至5月31日，档案馆将集中接收各部门2024年度档案材料，具体通知如下：

一、归档范围

1.2024年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的各类材料。具体归档范围请参照《中原工学院综合档案实体分类方案》（中工政〔2017〕22号）和档案馆发送的《**部门2024年度归档范围一览表》。

2.2024年度学校在重大活动、重要事件、重要会议中形成的各类材料。如：2024年工作部署会、全面从严治党工作会议、双代会、学代会（团代会、研代会）；学习宣传贯彻党的二十大及二十届三中全会精神、党纪学习教育；筹建河南电子科技大学、航空港校区建设、学科学院重塑、本科教育教学审核评估等材料。

3.以学校名义获得的（省级及以上）各种证书、奖牌、奖杯、题词以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

4.部门年度大事记。

二、归档要求

1.各部门强化领导和兼职档案员职责，确保档案材料“应归尽归”。任何部门和个人不得将学校资源据为己有。

2.归档的文件材料应当为原件。确需复印的文件材料，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，并在交接签字单上说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

3.应归档的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，其他相关部门协助。

4.归档的文件材料纸质载体请参照《中原工学院归档文件材料载体使用要求及书写规范》（党政办〔2017〕13号）。   

5.文件类的归档材料实行以“件”为单位归档：（1）校内发文要有红头文件正文（有附件的含附件）、发文处理签、底稿。（2）向上级请示类的文件如已批复，须提供相关批复文件；如无批复，归档时请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的，要将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

6.教学（红头文件除外）、科研、基建、出版、财会（红头文件除外）、设备及其科技开发等材料，以“卷”为单位整理归档。

7.归档的文件材料包括纸质材料和相应的照片、声像、实物、光盘等电子档案。电子档案要标明与纸质档案一致的标题及时间。

三、档案的移交

1.具体归档时间

（1）2025年5月31日前，各管理与教辅部门移交本部门2024年文件材料。（2）2025年10月31日前，各学院移交2025届应届毕业生成绩单（含二课成绩）、学籍表、学位授予证明及毕业生合影照片。（3）2025年11月30日前学生处、研究生处移交2025届毕业生登记表、2025级新生登记表及2024-2025学年鉴定表。保卫处移交2025级新生军训考核表。

2.归档指导、验收

档案馆提供归档业务指导。如有需要，请联系综合档案科韩老师、李老师，联系电话：0371-62506939。

移交档案时，交接双方须当面检查，按文件归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门再次整理，直至验收合格后方可办理移交手续。

3.移交手续

归档部门移交档案材料时填写档案移交清单，一式两份,交接双方签字后各留一份备查。

                                   档案馆

2025年3月21日